La segnalazione deve essere motivata, fatta per  iscritto,  a mezzo  posta  elettronica  certificata  o  comunque  con  mezzi   che assicurino la prova dell’avvenuta  ricezione,  e  deve  contenere  la fissazione di un congruo termine,  non  superiore  a  trenta  giorni, entro il quale l’organo amministrativo deve riferire in  ordine  alle soluzioni individuate e alle iniziative intraprese.